FACTUREN OP TIJD BETAALD KRIJGEN, ZONDER KNOKPLOEG !
- Beloon snelle betalers
Voor wat hoort wat: geef een positief signaal af aan snelle betalers door ze korting te geven. Geef niet te veel weg: de korting moet groot genoeg zijn om je debiteur te verleiden je geld giraal overtemaken, maar ook weer niet zo groot dat het jou pijn doet.
- Wees als het nodig is streng
Je hebt klanten in soorten en maten. Waar de een blij wordt van een positieve incentive, heeft de ander toch eerder een negatieve prikkel nodig om in actie te komen: stel een extra vergoeding in voor te late betaling. Ook die moet natuurlijk niet zo hoog zijn, dat je klant wegloopt. Maar het maakt wel duidelijk dat je jezelf en je betaaltermijnen serieus neemt.
- Maak betalen zo makkelijk mogelijk
Dat kennen we allemaal: een factuur van een nieuwe crediteur leg je even op de stapel, want: gedoe. Probeer het betalen zelf daarom zo makkelijk mogelijk te maken: liefst met een iDeal-knop, die tegenwoordig door providers als Mollie heel simpel en betaalbaar is aan te brengen in je website of elektronische factuur. Maar betalen met creditcard, via een acceptgiro of incasso biedt je natuurlijk ook aan, om te voorkomen dat de ideale betaaloptie ontbreekt.
- Weg met papier
Zeiden we stapel? Natuurlijk verzend je geen papieren facturen meer. Dat kost jou extra tijd en je debiteur waarschijnlijk ook, en papier raakt sneller zoek dan een elektronische factuur. Een goed geautomatiseerd factureringssysteem houdt meteen bij hoe het staat met de betaaldiscipline.
- Beweeg mee met je klant
Het kan nooit kwaad te vragen op welke manier en op welke termijn je klant het liefst betaalt. Extra service die het hem makkelijker maakt te betalen. Of eigenlijk: moeilijker te zeuren over die betaling.
- Laat periodiek betalen
Als je regelmatig levert of in termijnen laat betalen, zorg dan dat de de factuur elke periode op dezelfde dag uitgaat. En liever nog: zorg dat je klant een automatische incasso afgeeft, zodat je er allebei geen omkijken meer naar hebt.
- Neem het op in je contract
Een uitgelezen moment om over de betaalwijze en -condities te beginnen is eigenlijk al tijdens contractsbesprekingen. Het valt misschien onder de paragrafen ‘daar komen we wel uit’ en ‘dat spreekt voor zich’, maar het concreet aan de orde stellen en noteren van betaalcondities kan een goede geheugensteun zijn als je eenmaal hebt geleverd.
- Vraag (deel)betaling vooraf
Bij een nieuwe klant met wie je nog geen relatie hebt opgebouwd maar voor wie je wel flink aan de slag gaat, kan het een goed gevoel geven als je (een deel van) de betaling vooruit vraagt. Dat moet je je wel kunnen permitteren, maar het is een vertrouwenwekkende start van een samenwerking.
- Bouw een relatie op
Een fijne relatie met je klant opbouwen doe je natuurlijk sowieso, maar als klant en leverancier van elkaar weten hoe ze hun business runnen, is de kans op misverstanden of laksheid rond betalen een stuk kleiner.
- Lever pas volledig bij volledige betaling
Het is de vraag of dit buiten de aannemerij zal bijdragen aan een prettige klantrelatie, maar je kunt natuurlijk een deel van je dienst of leverantie achterhouden totdat je volledig betaald hebt gekregen. Dat doe je pas als je serieuze aanwijzingen hebt dat je klant ergens onderuit probeert te komen.
- Blijf eraan herinneren
Een herinnering sturen, een belletje eraan wagen: de standaardmethoden om je rekeningen betaald te krijgen werken natuurlijk nog vaak genoeg prima. En als je het (vriendelijk doch beslist) volhoudt bij notoire wanbetalers worden die het gezanik op een bepaald moment wel beu en passen ze hun gewoonte van laat betalen aan.
- Juridische maatregelen
Een beetje de ultieme weg die je liever probeert te vermijden: de juridische. Aan de mogelijkheid van maatregelen herinneren is gelukkig vaak al meer dan genoeg. Aan juridische getoeter moet wel een formele ingebrekestelling voorafgaan: wijs na een aanmaning je klant erop dat hij zijn betalingsverplichtingen schendt en geef hem nog een laatste keer de mogelijkheid alsnog te betalen. Zo niet, dan volgt de bekende dreigbrief met incassomaatregelen en alle kosten van dien.
Philip Bueters