STATUS VAN INTERNAL AUDIT IN SURINAME

Een bijdrage aan de gedachtevorming

Oscar Kajansie en Arie Molenkamp hebben in juni 2015 onderzocht in hoeverre ondernemingen in Suriname bezig zijn om de overstap te maken naar Internal Auditing; zijnde een interne, onafhankelijke onderzoeksfunctie die de kwaliteit van sturing en beheersing van de organisatie toetst en daarover rapporteert. De voor zo’n functie noodzakelijke ingrediënten als een participatieve managementcultuur, een zekere onderzoekservaring en het vermogen om veranderingen door te voeren lijken in Suriname niet altijd voorhanden te zijn. De onderzoekers hebben hun bevindingen en conclusies in een serie van drie artikelen vastgelegd.

 Inleiding.
Dit is het eerste artikel uit een serie van drie, waarin de resultaten zijn opgenomen van een oriënterend onderzoek naar de status van de internal auditfunctie in Suriname. De auteurs waren vooral geïnteresseerd in de mate waarin bedrijven erin slagen om de traditionele verbijzonderde interne controle functie om te zetten naar een moderne internal auditgroep. Voor het verkrijgen van informatie zijn diverse hoofden van internal auditfuncties benaderd. Met enkele van hen is een kort interview gehouden; anderen is verzocht een vragenlijst in te vullen. Bij de keuze van de te enquêteren personen is uitgegaan van een spreiding over de sectoren finance, handel, telecommunicatie en industrie. Voor wat betreft de betekenis en toegevoegde waarde van internal auditing is de in onderstaand kader opgenomen opvatting gehanteerd.

Wat is internal auditing?

Internal auditing heeft als functie om op basis van risicoanalyse op een onafhankelijke en professionele wijze het niveau van internal control van het geselecteerde organisatiesegment te toetsen. De internal auditors gaan bij hun onderzoek uit van centraal vastgestelde en decentraal te implementeren maatregelen op het gebied van sturing, inrichting, beheersing en controle; kaderstellingen die tot doel hebben om
– de strategische doelstellingen om te zetten naar directie- of afdelingstaken;
– de bedrijfsvoering te voorzien van de nodige mensen, materialen en methoden;
– het productieproces efficiënt en effectief aan te sturen;
– de werkelijke uitvoering te monitoren; en
– over de uitvoering verantwoording af te leggen.

Met internal audit wordt beoogd om de ondernemingsleiding, op basis van onderzoeksresultaten, aanvullende zekerheid te verstrekken over de mate waarin de organisatie in staat is om haar doelstellingen te realiseren.
In deze eerste aflevering wordt ingegaan op de onderzoeksaanpak en op de belangrijkste bevindingen en conclusies. Verklaard wordt wat de auteurs heeft bewogen om toch vooral te focussen op het onderwerp transitie van een verbijzonderde interne controle functie naar een professionele internal auditfunctie. Voorts worden mogelijke oorzaken behandeld van het feit dat bedrijven er niet of nauwelijks in slagen om het transitieproces tot een succes te maken. We sluiten af met de vraag wie de instelling van een internal auditfunctie kan initiëren en welke rol daarbij voor commissarissen is weggelegd.

Het tweede artikel in de serie gaat vooral in op de rol en betekenis van internal auditing voor topmanagement. Vervolgens komt de relatie met de externe accountant aan bod. Om dat laatste goed te kunnen beargumenteren wordt het verschil tussen financial auditing en internal auditing toegelicht. In het laatste artikel gaat het, naast de invulling van het opdrachtgeverschap, vooral om de internal auditor zelf. Met enkele conclusies wordt de artikelreeks afgesloten.
Samenvatting

De auteurs zijn van oordeel dat uit de enquête voldoende eenduidige informatie[1] is verkregen om op basis daarvan uitspraken te kunnen doen over de status van internal auditing binnen ondernemingen en instellingen in Suriname. De relatief beperkte steekproef leverde desondanks een bruikbaar beeld op van de diverse stadia van ontstaan en groei van de toetsende functie. In de eerste plaats betreft dat de kleine en middelgrote (non-finance) organisaties, waar men zich traditioneel beperkt tot het in het primaire proces inbouwen van transactiegerichte interne controlemaatregelen (“vier-ogen principe”). Ten tweede treffen we bij transactierijke organisaties, zoals banken, vooral de gegevensgerichte inspectiefunctie of backoffice aan. Deze categorie komt naar ons oordeel veel in het spectrum voor. In een derde stadium van ontwikkeling manifesteert zich de verbijzonderde interne controlefunctie; die vooral op basis van steekproeven werkt. In de praktijk blijkt dat deze interne controlefuncties, mondjesmaat, ook internal audits uitvoeren; onderzoeken waarvoor men soms wel en soms ook niet voldoende is geëquipeerd. Slechts enkele zeer grote ondernemingen beschikken over een concern internal auditgroep die nagenoeg beantwoordt aan de in het bovenstaande kader geplaatste definitie.

Wij zijn van oordeel dat binnen de bovengeschetste ontwikkelingsgang de meeste aandacht in Suriname bij voorkeur dient uit te gaan naar die categorie van organisaties, waarbij de verbijzonderde interne controle functie ook beperkt internal audits uitvoert. Binnen die organisaties bestaat het gevaar dat de geleidelijke groei naar een internal auditfunctie niet van de grond komt als de door de ondernemingsleiding gehanteerde leiderschapsstijl zich niet goed verhoudt tot het instellen van een onafhankelijke internal auditfunctie. Dat uit zich in het blijvend beschouwen van internal audit als waakhond of politieagent. Deze “in-between”-situatie maakt de betreffende afdeling zeer kwetsbaar, waardoor de doorgroei naar een professionele, onafhankelijke, internal auditfunctie stagneert.

Dat laatste is ook de reden waarom wij ons in dit artikel juist willen concentreren op het fenomeen doorgroei van de verbijzonderde interne controle afdeling naar een onafhankelijke internal auditfunctie.
Het slechts ter beschikking hebben van beperkt kwantitatief materiaal heeft ons voorts doen besluiten het betoog vooral beschrijvend te houden.

De geringe slagingskans bij het instellen van een internal auditfunctie.

Het is bijkans een universeel verschijnsel dat het omzetten van een interne controlestaf naar een onafhankelijke internal auditfunctie nauwelijks lijkt te lukken. Topmanagers realiseren zich kennelijk onvoldoende wat het hen kan brengen als daartoe opgeleide medewerkers daadwerkelijk met onafhankelijk toetsend onderzoek aan de slag gaan. Desondanks propageren veel ondernemingen en instellingen al vanaf de negentiger jaren van de 20^e eeuw dat zij omzetting nastreven van de in hoge mate financieel gerichte interne controlestaf naar een bedrijfskundige internal auditfunctie. Het feitelijk gedrag verraadt echter dat de topmanager door het laten uitvoeren van inspecties nog graag inzet op het verkrijgen van absolute zekerheid over de volledigheid en rechtmatigheid van de dagelijkse procesvoering.

Natuurlijk kan men ook besluiten om niet te kiezen voor een meerjarig transformatieproces, maar de auditfunctie “uit het niets”, door het extern werven van een of meer specialisten, in te stellen. Deze revolutionaire aanpak[2] biedt weliswaar meer slagingskansen, maar gaat voorbij aan de mogelijkheid om intern aanwezige onderzoekscapaciteit te benutten. Door de toenemende upgrading van de control-status van bedrijven, onder meer door automatisering, zullen interne controle functionarissen zich minder met inspecties hoeven bezig te houden. Het ligt dan voor de hand om deze medewerkers, na enige bijscholing, voor het uitvoeren van internal audits in te zetten.
Wie neemt het initiatief?
De realiteit gebiedt te zeggen dat niet het topmanagement als initiator van internal auditing kan worden aangemerkt, maar dat dergelijke initiatieven doorgaans door audit- of controlfunctionarissen zelf worden genomen. Hoewel er natuurlijk directieleden zijn die de waarde van het instrument internal audit op waarde schatten en het op de strategische managementagenda kunnen zetten, lijkt het overgrote deel van de bestuurderspopulatie nog maar beperkt op de hoogte te zijn van de mogelijkheden die een dergelijke onafhankelijk gepositioneerde toetsende functie hen kan bieden.
Dit verschijnsel geldt niet alleen voor het onderwerp internal audit. Het hanteren van organisatiemodellen voor bedrijfskundige innovaties bijvoorbeeld was lange tijd voorbehouden aan organisatieadviseurs en docenten. Daar lijkt zich nu een kentering voor te doen, gezien de populariteit die het three lines of defence-model (3LoD) ook in managementkringen geniet.
Dat laatste is ook de reden dat uw auteurs de in dat model gehanteerde begrippen in het vervolg van dit artikel zullen toepassen. Als volgt: directe aansturing door het management afficheren we als 1^e lijn, staffuncties die het lijnmanagement met advies en methoden bijstaan worden als 2^e lijns functies aangemerkt en de internal auditfunctie staat te boek als 3^e lijn.
In dit artikel gaat het dus om deze laatste categorie; de onafhankelijk gepositioneerde auditfunctie die de ondernemingsleiding aanvullende zekerheid verstrekt over de mate waarin de voorgeschreven infrastructurele maatregelen worden toegepast; maatregelen die de realisatie van de doelstellingen moeten ondersteunen.
Overigens zijn het de laatste tijd vooral externe toezichthouders, in het bijzonder binnen de financiële sector, die het instrument internal audit, mede tegen de achtergrond van de opvattingen uit het 3LoD-model, veel aandacht geven, dan wel propageren of invoering ervan zelfs via regelgeving kunnen afdwingen.

Commissarissen aan zet?

Ons is niet gebleken dat raden van commissarissen in Suriname een betekenisvolle rol zouden spelen als het gaat om het initiëren van een proces om tot instelling van een internal auditfunctie te komen. Ook als een dergelijke functie wel is geïnstalleerd, blijkt er vanuit raden van commissarissen geen overmatige interesse te bestaan om op de hoogte te worden gesteld van onderzoeksuitkomsten. Deze omstandigheid staat niet los van het gegeven dat er binnen Suriname nog in beperkte mate sprake is van concerncomités op het gebied van compliance, risicomanagement of audit. Hoewel de bestaande auditcomité‘s zich vooral nog lijken te richten op de totstandkoming van het jaarverslag en de jaarrekening van de onderneming is er ook daar sprake van een kentering. In beperkte mate vervult het auditcomité al een rol in het kader van internal auditing; een omstandigheid die naar onze verwachting in de nabije toekomst, mede onder druk van toenemend toezicht, zal gaan veranderen. Met de opkomst van het auditcomité kunnen vooral commissarissen meer impact krijgen op de totstandkoming en het functioneren van internal auditing.
Wordt vervolgd.

[1] Op de verkregen informatie heeft geen aanvullend bronnenonderzoek plaats gevonden.

[2] Driessen, A.J.G. & Molenkamp, A. (2012). “Internal auditing. Een managementkundige benadering”. Kluwer Deventer, ISBN 9 789013 108484, NUR 782-220.