HOE VERANDER IK DE MINDSET VAN ONZE MENSEN?
Door: Asha Kalijan
Vraag: “Door de grote veranderingen op de arbeidsmarkt, moeten we ons herpakken en dat doen we. Met het bepalen van processen en procedures gaat het goed, maar er zijn hobbels. Functies veranderen en ik merk dat het gedrag en de houding van mensen achterblijven in het functioneren én denken over werk. We hebben verzuimd om de benodigde mind-set in het proces mee te nemen. Hoe werk ik hier nu aan?”
Antwoord van Asha Kalijan
Herpakken is een mooi woord in deze context. Medewerkers moeten zich herpakken, maar ook jullie als aanjagers van de veranderingen. En dat hoort bij het verander-proces.
Veranderen gaat met vallen en opstaan
De hobbels die je tegenkomt zijn onderdeel van het verander- of ontwikkelproces. In het proces zet je (1) een verandering in met het oog op een doel en (2) gedurende het traject kom je tegen wat niet werkt en vaak ook waarom (de hobbels en signalen). Vervolgens is het nodig om aanpassingen (3) aan te brengen. Je vervolgt het verandertraject met voortschrijdend inzicht (4), maar nu bewust van het nut van evaluatiemomenten. Dan ben je hobbels soms voor, maar je nodigt ook uit om knelpunten (en oplossingen) kenbaar te maken.
Het gaat in feite redelijk goed, want als organisatie heb je nu een leermoment te pakken, waar iedereen uiteindelijk beter van wordt. Daar waar het betekent dat sommige functies veranderen of verdwijnen, is het besef belangrijk, dat veranderen niet vanzelf gaat en soms teleurstellingen met zich mee brengt. Dat is inherent aan groei en continueren van organisaties, instellingen en bedrijven. Maar ook van functies Maak dit duidelijk en transformeer de hobbels tot leermomenten.
Verwachtingsmanagement
Aandacht voor verwachtingsmanagement is onderdeel van het ontwikkel- of verandertraject. Evaluatiemomenten inbouwen helpt om verwachtingen te toetsen, zeker als alle partijen vertegenwoordig zijn bij de evaluatie. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar valt en staat met onderlinge vertrouwen. Werk daar eerst aan. Medewerkers mogen zich veilig voelen over hun functies, maar ook over hun onzekerheden. Het helpt als een aantal nieuwe noodzakelijke eisen aan de functies met de juiste begeleiding gepaard gaat. Training en coaching is belangrijk bij veranderen. Bewust maken van wat de nieuwe processen en procedures inhouden is onderdeel van het implementeren van veranderingen. De aanname of verwachting dat mensen flexibel genoeg zijn of snel nieuwe dingen leren is niet verstandig. Inventariseer wat nodig is om de hobbels te overstijgen, wie wat nodig heeft in het veranderproces (tot aan vaardigheidsniveau toe). Schets doel en noodzaak net zo vaak, tot mensen het kunnen betrekken op hun eigen werk en toekomst.
Een andere mind-set vraagt herwaardering van soft skills
Veranderen van bestaande werkwijzen en omgangsvormen heeft meer impact dan we denken. Houding en gedrag veranderen namelijk op verschillende niveaus, niet alleen op inhoudelijk niveau. “Zo doen we dat nu eenmaal, zo ben ik nu en dat ging goed”, zijn vragen die kunnen passeren in de hoofden van mensen. Hoe men zich hiertoe kan verhouden is niet altijd een gemakkelijk proces. Aandacht voor het feit dat mind-set verandering niet vanzelf gaat is het eerste uitgangspunt. Het gaat inderdaad om herpakken. Ga daarmee gefaseerd aan de slag: hoe het was, hoe het nu is en wat specifiek nodig is of wat het moet worden. Leg het begrip mind-set uit en ga hierbij uit van een groei-mindset. Het werk verandert en wij moeten mee veranderen (-groeien); dat is het uitgangspunt. Als je daadwerkelijk iets moet veranderen, dan moet ons brein er wel mee aan de gang. En als er dan handvatten zijn, uitleg van welke vaardigheden, houding, gedrag nodig zijn, dan helpt dat enorm.
Herwaardeer soft-skills. Besef dat het vooral om de zogenaamde soft-skills gaat bij mindset en de veranderingen die nu nodig zijn en dat de comfortzone oprekken gezond is en leuk kan zijn. Wijs op (aanwezige) vaardigheden die nu benut en versterkt kunnen worden. Zet actie goed begeleid in, want dan volgt ook de broodnodige motivatie om de mindset te veranderen.
Kortom. Schets de voordelen van toewerken naar de nieuwe manieren van werken in de functies die bepaald zijn. En vertel wat dat inhoudt in denken, voelen, houding en gedrag. Blijven hangen in de comfortzone is niet goed, want te lang blijven praten en denken over hobbels die medewerkers zien helpt niet om mee te komen. En meebewegen is noodzakelijk. Zorg voor motivatie gedurende het hele traject, faciliteer waar nodig en laat vooral merken dat fouten maken mag. Blijf congruent gericht op het uiteindelijk doel, hou aandacht voor signalen en hobbels, faciliteer en besef dat leren van knelpunten en goed herpakken uiteindelijk tot de nodige mindset verandering leidt.
