EFFICIËNT JE MAILBOX MANAGEN: 15 TIPS OM TE VOORKOMEN DAT E-MAILEN EEN DAGTAAK WORDT
In 2021 werden er wereldwijd ruim 300 miljard e-mails per dag ontvangen en verzonden. Delen we dat door 4,1 miljard e-mailgebruikers, dan komt dat erop neer dat de gemiddelde wereldburger 73 mails per dag voorbij ziet komen.
Er gaat veel tijd zitten om al die mails te lezen en te versturen, terwijl jouw tijd waarschijnlijk schaars is. Hoe kun je dit zo efficiënt mogelijk doen?
Business Insider geeft 15 tips om niet te verzuipen in je e-mail op het werk.
1. Check niet de hele tijd je mail
97 procent van de Nederlanders checkt dagelijks zijn e-mail, zo blijkt uit onderzoek. Vaak gebeurt dit meerdere keren per dag. Ongeveer een op de drie Nederlanders raadpleegt zijn inbox één tot drie keer per dag. 29 procent doet dat vier tot zes keer per dag, en 21 procent zelfs meer dan tien keer per dag.
Uit datzelfde onderzoek blijkt dat 62 procent van de Nederlanders zijn e-mail het vaakst leest op de smartphone. Omdat je deze vaker bij je hebt dan bijvoorbeeld je laptop, is de verleiding groot om vaker even te controleren of er een nieuw bericht binnen is.
Hoewel dat jou ongetwijfeld het gevoel geeft dat je niets mist en volledig in control bent, gaat daar ook veel tijd in zitten. Probeer het daarom te beperken tot maximaal vier keer per dag. Op die manier mis je niets belangrijks, zonder dat al je aandacht daar naartoe gaat.
2. Zet notificaties uit
Een ping-geluidje of oplichtend telefoonscherm is funest voor je concentratie. Zeker als je net in een flow zit, waarbij het werk vanzelf lijkt te gaan. Ben je op zo’n moment even afgeleid om een e-mailberichtje te lezen, dan duurt het ongeveer twintig minuten voor je je concentratie weer terug hebt. Zet dus je e-mailprogramma uit als je aan het werk bent.
Plan het liefst vaste momenten in waarop je je e-mail checkt: bijvoorbeeld aan het begin en/of het einde van de werkdag. Dat geeft rust en regelmaat.
3. Verspil je tijd niet aan archiveren van berichten die je nooit meer leest
Als je door je e-mailmappen bladert, zul je merken dat je de meeste berichten eigenlijk nooit meer nodig hebt. Het is daarom zonde om veel tijd te verspillen aan onderbrengen van e-mails in mapjes. Berichten die je niet hoeft te bewaren, kun je naar de prullenbak schuiven.
4. Gebruik niet teveel submapjes
Mapjes lijken reuze handig. Je kunt alles zo makkelijk terugvinden, zou je zeggen. Maar de praktijk is weerbarstig.
Met een wirwar aan submapjes raak je al snel het overzicht kwijt. Bovendien is het soms lastig om te bepalen in welk mapje een bericht thuis hoort. En maak je hierin een fout, dan is het bericht moeilijk terug te vinden. Probeer daarom het aantal submapjes te beperken.
5. Maak gebruik van de zoekfunctie van je e-mailprogramma
Wil je een oud bericht terugvinden, maak dan gebruik van de zoekfunctie van je e-mailprogramma. Vaak kun je berichten zo moeiteloos terugvinden. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op afzender, of alleen berichten met een bijlage selecteren.
Het is ook slim om zelf de onderwerpregel van een e-mailbericht aan te passen met trefwoorden die het zoeken vergemakkelijken, zoals ‘factuur’ of ‘offerte’.
6. Laat e-mailberichten automatisch verplaatsen naar een map
Nieuwsbrieven of aanbiedingen van webshops kunnen ervoor zorgen dat je hele inbox volstroomt, waardoor belangrijke mails ondergesneeuwd raken. Door deze automatisch te laten verplaatsen naar een map naar keuze, maak je je inbox overzichtelijker.
7. Werk berichten in je inbox direct weg
Berichten die je in je inbox laat staan, zakken langzaam naar onderen, waardoor ze na een tijd aan je aandacht ontsnappen.
Maak er daarom een gewoonte van om alle ingekomen berichten na lezing direct af te handelen. Je hebt de volgende keuzes:
- Direct antwoorden
- Later antwoorden
- Actie op ondernemen
- Archiveren
- Doorsturen naar een collega
8. … maar plan een moment in voor berichten die veel tijd kosten om af te handelen
Berichten die je binnen enkele minuten kunt afhandelen, kun je het best meteen beantwoorden. Het kost meer tijd als je hier later nog op terug moet komen.
Neemt de beantwoording meer tijd in beslag, plan daar dan een moment voor in. Anders vergeet je het.
Overbodige e-mailberichten kun je beter meteen verwijderen.
Berichten die zijn afgehandeld, maar wel moeten worden bewaard, kun je in een mapje onderbrengen.
9. Durf te delegeren
Het lijkt misschien niet zo collegiaal om e-mailberichten over de schutting te gooien. Maar als er in een bericht een verzoek staat dat een collega van jou beter kan afhandelen, stuur dan het bericht door en meld dit aan de afzender.
10. Schrijf taken op
Sommige e-mailberichten vereisen actie van jou. Je moet bijvoorbeeld ergens je mening over geven, een rekening betalen of iets uitzoeken.
Het is ondoenlijk om alles zelf te onthouden, dus maak een takenlijstje op papier. Zo vergeet je niets meer.
11. Wees to the point
Het is zonde van de tijd om een lange tekst door te moeten lezen om erachter te komen wat de afzender je wil vertellen. Is een collega vaak lang van stof, vraag hem of haar dan om meer to the point te zijn.
Geef zelf het goede voorbeeld en geef meteen aan het begin van je bericht aan waar het over gaat, welke actie je van de ander wil en wanneer je die reactie wil hebben. Ook de onderwerpregel moet duidelijk zijn: de ontvanger moet in een oogopslag kunnen zien waar het over gaat.
12. Wees spaarzaam met CC-en
Het is fijn als collega’s je bij hun werk betrekken. Maar op een diarree van CC-berichten zit niemand te wachten. Vaak worden die berichten naar jou verstuurd omdat de afzender zich wil indekken of omdat hij of zij te lui is om na te denken naar wie het bericht het best verstuurd kan worden.
Maak daarom heldere afspraken wanneer je een ander wel of niet een CC-bericht stuurt. Doe dit alleen als het echt belangrijk is. Wil je dat jouw collega in actie komt, stuur hem of haar dan het bericht gewoon rechtstreeks en niet in de CC. Anders is het verwarrend: veel mensen nemen een CC-bericht voor kennisgeving aan.
13. Urgente zaken? Pak de telefoon
Er zijn meer manieren om te communiceren dan e-mail. In sommige gevallen is het verstandiger om de telefoon te pakken. Bijvoorbeeld als bij een kwestie emoties komen kijken, als je iets moet uitleggen of als je een ander ergens van wil overtuigen.
Bellen gaat vaak ook wat sneller, omdat een tekst schrijven vaak meer tijd kost dan iemand persoonlijk te woord te staan.
14. Op vakantie? Schakel je collega’s in
Ga je met vakantie, dan is het slim om een collega te vragen om je mail in de gaten te houden en belangrijke berichten af te handelen. In je out-of-office reply kun je dan doorverwijzen naar die collega.
Op die manier blijven geen belangrijke zaken èn voorkom je dat je na thuiskomst een lawine aan e-mailberichten moet doorploegen.
15. Start rustig op na thuiskomst van vakantie
Over de vraag of het verstandig is om je e-mail tijdens je kampeervakantie in Spanje wel of niet te checken zijn de meningen verdeeld. Kies jij ervoor om er echt even uit te zijn en pas na thuiskomst je mailbox door te lopen, dan is de kans wel groot dat je tegen honderden mails aan kijkt.
Om te voorkomen dat je hierin verzuipt, kun je je bij terugkomst op kantoor je laten bijpraten door je collega’s. Dan weet je alvast wat er speelt en wat het meest urgent is, zodat je de belangrijkste mails er meteen uit kunt filteren.
Plan ook op je eerste dag na de vakantie enkele uren in om je e-mailbox rustig door te nemen. Pak dit wel gestructureerd aan: begin met het oudste of het nieuwste e-mail bericht en werk dan door naar boven of onderen. Anders is de kans groot dat je berichten over het hoofd ziet.
