HOE KOM IK VAN MIJN UITSTELGEDRAG AF?

FOTO:ASHA KALIJAN

Vraag
“Ik overzie het momenteel niet goed en krijg taken niet op tijd af. Alles lijkt even belangrijk. Er worden van alle kanten eisen gesteld en ik moet steeds meer bijeenkomsten bijwonen en leiden. In principe prima, want ik heb een brede interesse en leuk werk met veel mogelijkheden. Mijn zorg is dat ik mezelf betrap op uitstelgedrag. Ik heb het gevoel dat ik tekort schiet in mijn functie. Hoe kan ik dit veranderen?”

Antwoord van Asha Kalijan
De meeste generalisten zijn flexibel tot zich een crisis voordoet. Toch is flexibiliteit in de vorm van weerbaarheid nodig, om vanuit kracht uit deze impasse van uitstelgedrag te komen. Dat kan door een niveau hoger te denken en daarna(ar) te handelen.

Verminder spanning
Als je teveel mogelijkheden en eisen ervaart, dan is het alsof je een grote berg voor je hebt, en jij nog aan de voet van de berg staat. Het beklimmen van die berg lijkt onmogelijk nu, hoe graag je ook wilt. Daarom vertoon je uitstelgedrag. Ik zou even rust nemen en aan de voet van de berg gaan zitten.
Vanuit het gevoel van ‘ even niet moeten’, kun je kleine stappen gaan zetten. Niet gemakkelijk voor een generalist, want die houdt van overzicht en multitasken. Overzicht heb je nu even niet en multitasken houdt in dat je alles tegelijk wilt doen. En juist daarmee verlies je veel energie en ontstaat gebrek aan overzicht.

Denk in kleine stappen
Om structureel te werk te gaan, te leren van de situatie nu en er beter uit te komen, raad ik je aan om jezelf wat tijd te gunnen.

• Begrijp je uitstelgedrag. Accepteer het uitstelgedrag  als signaal en weet dat het er niet voor niets is. Wees bereid om er iets aan te doen vanuit begrip en zie het niet als tekort schieten.
• Onderzoek je motivatie. Die is even zoek, maar je hebt leuk werk en mogelijkheden. Benoem de positieve kanten van je werk en de mogelijkheden die er zijn.
• Vastberadenheid en commitment. Neem nu voor om de situatie op te lossen en er daadwerkelijk beter uit te komen
• Zie de uitdaging. Blijkbaar is er (ook door jou) toegewerkt naar een situatie die niet meer hanteerbaar is. Neem daar verantwoordelijkheid voor, dan kun je ook de uitdaging erkennen.
• Creëer orde. Welke taken en zaken spelen momenteel? Som alles op.
• (Er)Ken de juiste verantwoordelijkheden. Hier ligt een valkuil op de loer. Een generalist kan veel, van alles wat. Maar relevant is welke verantwoordelijkheden je werkelijk hebt vanuit je huidige functie .

Ken je sterke kanten en talenten en versterk die
We onderscheiden ons en vullen elkaar aan. Bepaal hoe jij je onderscheidt van de rest in de organisatie. De resultaten die je bereikt hebt, hoe men jou ziet, hoe je functioneert, de mogelijkheden die je geven aan wat jouw kracht is. Met andere woorden, ken je zelf, je competenties en talenten. Eis die voor jezelf op. En stel die centraal. Versterk die kanten door te letten op hoe jij het optimaalst kunt werken. Denk aan op welke tijden je het beste functioneert, in welke setting, op welke dagen en welke taken en kanten van je werk je moeiteloos afgaan en welke niet en waarmee je nodeloos tijd verdoet (de tijdvreters, zoals e-mail etc. )
Daarna heb je ook een beeld van wat je valkuil is, wat minder goed gaat en teveel tijd kost. Trek je conclusies.

Stel doelen, plan, beweeg en pas aan
Nu je overzicht en inzicht hebt, kun je aan de slag. Je bent als het ware klaar en beter in staat om de berg te gaan beklimmen. Krijg de juiste doelen centraal. Heb je veel doelen en mogelijkheden, dan is de valkuil dat je vastloopt. Werk vanuit je verantwoordelijkheid en je ambitie op lange termijn.

Plan de taken. Gebruik de time-managementmatrix van Covey.

• Belangrijk en dringend; denk in termen van urgentie, zoals crisissen en deadlines die grote gevolgen kunnen hebben als je het niet direct oppakt
• Belangrijk en niet dringend. Relatiemanagement, mailtjes die kunnen wachten, bedrijfsuitje
• Niet belangrijk, maar wel dringend. Bepaalde bijeenkomsten, bepaalde telefoontjes, dossiers.
• Niet belangrijk en niet dringend. De dingen die er bij horen, maar kunnen wachten. Nieuwsbrieven in de mailbox, dossiers en telefoontjes die kunnen wachten

Heb je teveel belangrijke en dingende zaken, dan moet je aan de bel trekken. Want dat is niet goed voor zowel jou als het bedrijf.

Kortom. Uitstelgedrag is een signaal. Focus niet op wat niet werkt, want dat kost energie en versterkt het irreële gevoel van tekort schieten. Benader de situatie als uitdaging. Dat geeft een positieve impuls.
Bepaal wat altijd bijna moeiteloos werkt voor jou. Daar ligt je drijfveer in verscholen en daarmee kun je de situatie hanteren en veranderen. Faseer zaken.
Heb je teveel urgente en belangrijke kwesties op je bord, dan moet je kiezen en delegeren. Want de valkuil in deze tijd met alle eisen en mogelijkheden is dat we van alles moeten en kunnen. Meer dan wat goed is soms. Te vol zijn met taken en verantwoordelijkheden zorgt dat je reageert op impulsen en niet werkt vanuit eigen regie.

MANAGERSONLINE/ASHA KALIJAN