INVOERING VAN INTERNAL AUDIT IN SURINAME

Maar kan dat wel bij een gebrekkige Interne Controle?

 Inleiding

In augustus 2015 brachten Oscar Kajansie en Arie Molenkamp verslag uit van hun onderzoek naar de status van Internal Auditing in Suriname[1]. De vraag was in hoeverre bedrijven bezig waren met het invoeren van internal audit; een onderzoeksfunctie die tot doel heeft de ondernemingsleiding te informeren over de beheersing van de doelstellingsrealisatie en het bedwingen van risico’s.

Bij het onderzoek zijn wij er vanuit gegaan dat organisaties maatregelen hadden getroffen om te kunnen spreken over een aanvaardbaar niveau van interne beheersing. Natuurlijk schort het in de praktijk veelal daaraan. In het vervolgonderzoek dat we onlangs hebben uitgevoerd, en waarvan we onderstaand verslag doen, gaan we juist wél in op die interne beheersing.

Conclusies

De conclusie uit ons onderzoek luidt dat het implementeren van de internal auditfunctie het meeste effect sorteert als de inrichting van de organisatie een zeker kwaliteitsniveau heeft bereikt. Bij een laag niveau van organisatievolwassenheid dienen er eerst interne controlemaatregelen te worden genomen. Die conclusie heeft ook betekenis voor het uitbannen van de malversaties die momenteel met enige regelmaat aan het licht komen. Naar wij hopen draagt dat dit artikel bij aan de lopende planvorming binnen directiekamers; plannen met verbeteracties die moeten bewerkstelligen dat de kans op misbruik, oneigenlijk gebruik en fraude aanzienlijk afneemt.

Internal auditing vereist commitment

Een ondernemingsleiding zal pal achter de invoering van internal audit moeten staan om het kans van slagen te geven. Niet alleen bij de introductie; ook de instandhouding van een professionele, onafhankelijke en effectieve auditfunctie vereist continue aandacht van de top. Dat betekent:
– managers benoemen de ondernemingsrisico’s;
– de directievoorzitter geeft opdracht tot het uitvoeren van audits;
– het directieteam monitort de voortgang van onderzoeken; en
– de auditmanager brengt frequent verslag uit aan de directie.

Met andere woorden; de ondernemingsleiding moet ervan overtuigd zijn dat met de inzet van één of meer auditfunctionarissen voldoende feedback wordt verkregen om, in aanvulling op de bestaande communicatie- en informatiesystemen,
– de kwaliteit van de interne beheersing te verbeteren;
– de risico’s met beheersmaatregelen af te dekken; en
– voorstellen door te voeren die de ondernemingsdoelen veilig stellen.

Gebrek aan interne controle hindert ontwikkeling auditfunctie

In de praktijk blijkt maar al te vaak dat de interne controle in een bedenkelijke staat verkeert. Dit terwijl de ondernemingsleiding verwacht dat de transactieverwerking wel in redelijke mate rechtmatig, betrouwbaar, controleerbaar, doelmatig, effectief en conform de company rules plaats vindt. Internal audit kan de ondernemingsleiding het inzicht verschaffen om de controlsituatie wel op een aanvaardbaar niveau te brengen.

Dit scenario kan echter als een boemerang werken; auditors worden ingezet om de procesinrichting zélf op orde te brengen…

Geringe slagingskans als de onafhankelijkheid van audit niet is geborgd.  

Een tweede oorzaak van het niet uit de verf komen van de auditfunctie is de opschudding die de aanbevelingen en conclusies teweeg kunnen brengen. De organisatie is vaak wat minder gediend van een rapport met een aaneenschakeling van verbeterpunten over bijvoorbeeld een ondermaats organisatiesysteem. De internal auditor wordt als te kritisch afgeschilderd en zal vervolgens aan de oplossing moeten meewerken.

De auditfunctie verliest vervolgens het vertrouwen en is gedoemd die werkzaamheden te verrichten die ze eigenlijk kritisch zou moeten beoordelen.

Onvolkomen interne controle als signaal van ondermaats management?

Een beperkte organisatievolwassenheid uit zich niet alleen op het terrein van de interne controle. Veelal is ook moeilijk traceerbaar hoe visie, missie en strategie top-down zijn geborgd. Met andere woorden zijn de afdelingstaken conform de doelstellingen naar streeftargets uitgewerkt en zijn de producten en processen systematisch in kaart gebracht. Maar ook of er naast voorschriften op het gebied van personeel, techniek, commercie en veiligheid een plan is voor het treffen van interne controle maatregelen zoals:

• instructies voor het voeren van een kleine kas;
• procedures voor de goederenontvangst in het magazijn;
• maatregelen voor de borging van de volledigheid van opbrengsten;
• richtlijnen voor de meting en registratie van geleverde diensten;
• regels voor de aanwezigheidsregistratie van personeelsleden;
• controles ter voorkoming van dubbele betaling aan derden;
• protocollen voor de behandeling van ontvangen klachten;
• voorzieningen om onbevoegden toegang te ontzeggen tot systemen en applicaties; en
• functiescheidingen die moeten garanderen dat activa, passiva, baten en lasten juist en volledig in de financiële administratie worden verantwoord.

Naar een constructieve oplossing

Als bedrijfskundig professional kan de auditor de kwaliteit van management control binnen de organisatie beoordelen en vaststellen welke maatregelen nodig zijn om de organisatievolwassenheid binnen afzienbare tijd op het gewenste niveau te krijgen.

Bijvoorbeeld door het formuleren van de randvoorwaarden om decentrale managers zelf hun procedures en werkinstructies te laten vastleggen. Daarbij kan audit adviseren over de inrichting van staffuncties, de introductie van een compliance- en risicomanagementsysteem alsmede de bouw en instandhouding van een adequate controllersfunctie.

Daarbij moet de auditor voorkomen dat hijzelf bij de uitvoering wordt ingezet.

Vervolgens heeft audit de gelegenheid om onderzoek te doen naar de meer strategische processen als de projectorganisaties en de communicatie- en informatievoorziening.

In Control-verklaring
Met andere woorden; eerst als een minimum niveau aan organisatievolwassenheid is bereikt, kan de internal auditor zich gaan inzetten voor de uitoefening van zijn eigenlijke taak; te weten het verstrekken van aanvullende zekerheid op basis van uitgevoerd onafhankelijk onderzoek.

Een cruciale voorwaarde om te zijner tijd in het jaarverslag te kunnen lezen dat het management met een redelijke mate van zekerheid een “in control verklaring” heeft afgegeven!

[1]

Kajansie, O. & Molenkamp,