WAAROM DIGITALE TOOLING VOOR OP DE WERKVLOER SOCIAAL MOET ZIJN

Get real time updates directly on you device, subscribe now.

In hoog tempo veranderen digitale samenwerkingstools de structuren op de werkplek. Deze tools worden steeds belangrijker voor de samenwerking en het teamwork binnen een bedrijf, ook met het oog op de concurrentiestrijd om talent en marktaandeel.

Sociale toepassingen binnen een bedrijf kent vele namen: de digitale werkplek, social intranet, social collaboration tools en enterprise social networks (ESN). Maar wat houden deze benamingen in? En waarom zouden jij en je bedrijf voor zo’n sociale toepassing kiezen?

Wat houden de termen digitale samenwerkingstools, de digitale werkplek en social intranet in?

In principe beschrijven deze termen vergelijkbare concepten. De digitale werkplek, ook wel digital workplace genoemd, is een verzamelnaam voor online platforms die tools, informatie en mensen met elkaar verbinden om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Sociale intranetten en samenwerkingstools zijn toepassingen die de digitale werkplek vormen.

De noodzaak van digitale tooling

De digitale revolutie is al een tijdje bezig, maar het nut van een digital workplace begint nu ook op de werkvloer door te dringen. Men ziet dat het gebruik van sociale software leidt tot betere communicatie, het eenvoudiger delen van kennis en hogere productiviteit. Bovendien speelt het gebruik van een social intranet in op de veranderende communicatiecultuur. Doordat het nu mogelijk is om sociale software te laten samengaan en te integreren, wordt er voor commerciële bedrijven een nieuwe denkwijze gecreëerd. Door het gebruik van deze tooling voelen medewerkers zich beter geïnformeerd, worden beslissingen beter begrepen en wordt de rode draad binnen een organisatie beter zichtbaar. Een logisch gevolg is dat de klant ook beter geholpen kan worden, er is tenslotte meer tijd voor zijn wensen en behoeften. Reden genoeg om er direct mee te starten zou je zeggen.

Hoewel het nut van deze sociale toepassing zichzelf hebben bewezen, is de acceptatie en implementatie niet altijd even eenvoudig. Onzekerheid over het gebruik van de tools, het niet voldoen aan de verwachtingen van de gebruikers en de inspanning die nodig is om medewerkers te overtuigen kunnen de oorzaak zijn. Naast de introductie van sociale netwerken bij medewerkers, spelen er ook vanuit het management verschillende factoren mee. Welke rol gaat het platform vervullen? En sluit deze aan op de huidige managementstijl?

Er rijst dan ook de vraag of de voordelen van sociale software opwegen tegen de inspanning. Is het absoluut noodzakelijk om sociale functies beschikbaar te stellen in samenwerkingssoftware?

Innovatie leidt tot weerstand

Het structureel in gebruik nemen van een digitale werkplek heeft effect op iedereen binnen de organisatie. Kijk dan ook niet gek op als dit leidt tot weerstand. Medewerkers staan vaak sceptisch tegenover nieuwe software. Dat is bijvoorbeeld gebaseerd op veiligheidsoverwegingen en onzekerheid bij het opslaan en delen van kennis en (gevoelige) informatie. Deze houding kan het gevolg hebben dat gebruikers de digitale werkplek niet accepteren en geen kennis delen.

Waar het niet delen van kennis een risico is, is het overmatig delen van kennis dat ook. Zonder duidelijke instructies bestaat de kans op een wildgroei aan informatie. Communiceer duidelijk over het doel van verschillende tooling die de digital workplace vormen.

Praktische voordelen met digitale tooling 

Naast een aantal obstakels biedt een digital workplace vooral veel voordelen. Zo helpt het om concurrerend te blijven. Het gebrek aan uitwisseling van kennis heeft verstrekkende gevolgen. Een effectieve interne communicatie bevordert de creatie, de verspreiding en het behoud van kennis. Dit zorgt vervolgens weer voor een sterker concurrentiepositie. Zo blijkt uit onderzoek van SMG/CMSWire dat nog altijd maar 44% van de bedrijven tools inzetten die slimmer werken mogelijk maken. En niet te vergeten, digitale interactie helpt om de samenwerking en de teamgeest te bevorderen. 

Praktische voordelen zijn onder andere versiebeheer van documenten, eenvoudige toegang tot informatie, eenvoudig uploaden van content, feedbackfuncties, chats, commentaarfuncties en natuurlijk het feit dat het platform altijd en overal toegankelijk is.

Hoe zorgen de samenwerkingstools concreet voor samenwerking?

Uit de German Social Collaboration Study blijkt dat digitale tooling de netwerkvorming onder medewerkers vergroten, omdat medewerkers zich meer bewust zijn van de expertise van hun collega’s. Zo verbetert een digitale werkplek de kennisuitwisseling. Dit geeft medewerkers snel en flexibel toegang tot de informatie die ze nodig hebben.

Bovendien worden silo’s afgebroken. Teams, afdelingen en medewerkers kunnen met de juiste tooling snel en eenvoudig communiceren, waardoor de informatiestroom verbetert. De samenwerkingstools kan zorgen voor een veranderde bedrijfscultuur. Voor medewerkers zal het bedrijf ‘platter’ aanvoelen, doordat collega’s nu eenvoudig te bereiken zijn en zij zich meer gehoord voelen.

Volgens de Social Collaboration Study dienen de sociale samenwerkingstools als innovatiemotor voor bedrijven, onder andere omdat medewerkers tot dertig procent efficiënter werken via deze toepassingen.

Sociale functies maken het bedrijf aantrekkelijk

De sociale functies in digital workplaces zijn vaak zeer divers. Je kunt met deze functies vragen stellen, commentaar geven, reageren of de zoekfunctie gebruiken. Al deze punten bevorderen de samenwerking. Een medewerker kan direct eenvoudig de juiste collega en de daarbij behorende expertise vinden. Dat scheelt een hoop frustratie en is erg efficiënt.

Met het oog op de toekomst kunnen interne toepassingen een bedrijf helpen bij de werving van specialisten en jong talent. Vooral jongere generaties verwachten een sociale digitale werkplek met moderne toepassingen en de mogelijkheid om input te geven. Medewerkers verwachten dat een digitale werkplek zorgt voor meer plezier op het werk en helpt om persoonlijke groei en ambities te verwezenlijken, omdat ze sneller toegang tot informatie en kennis krijgen. (German Social Collaboration Study).

Dus moeten deze interne tools sociaal zijn?

Het antwoord hierop is volmondig: Ja! Een digital workplace zorgt ervoor dat je bedrijf op de lange termijn niet achterblijft bij je concurrenten. Volgens de German Social Collaboration Study komt dit doordat steeds meer bedrijven gebruikmaken van samenwerkingstools, waardoor ze sneller informatie kunnen uitwisselen en communiceren. Anderzijds zijn steeds meer teams verspreid over verschillende locaties en wordt werken op afstand populairder. Dit vraagt om applicaties waarmee medewerkers ongeacht tijd en plaats kunnen samenwerken. In de concurrentiestrijd om talent kan dit dus een doorslaggevende factor zijn.

Je weet nu wat de voordelen van sociale software zijn. Maar onderschat niet de complexiteit van de invoering van dergelijke tools. Sociale tooling bieden veel voordelen. Het is essentieel dat je de digital workplace afstemt op de specifieke behoeften van je bedrijf. Verdiep je goed in het onderwerp en weeg de voor- en nadelen voor je bedrijf tegen elkaar af. Sociale functies in bedrijfssoftware bieden veel kansen die erop wachten om benut te worden.

Een aantal tips:
  • Kies voor een gebruiksvriendelijke applicatie die mobiel toegankelijk is.
  • Maak een goede planning.
  • Voer de tool doelgericht in.
  • Communiceer duidelijk over het gebruik, het doel en de voordelen.

BRON|ONDERNEMEN