COLUMN: TIPS VOOR SUCCESVOL MANAGEMENT EN LEIDERSCHAP IN DE 21E EEUW – DEEL 1/12.

Foto compilatie| Jean-Pierre Polanen links

Dit is deel 1 van een serie van 12 artikelen waarin Jean-Pierre Polanen – docent Management en Leiderschap aan de Universiteit van Miskolc in Hongarije – elke week zijn kennis en ervaringen deelt, opgedaan tijdens zijn 30-jarige internationale (Nederland, Japan, Zwitserland, Peru, Caribbean, Frankrijk, Hongarije) carrière als expat manager (engineering, productie, inkoop, fabrieksdirecteur) in de olie-, chemie – en voedingsmiddelen industrie.

Deze week bespreekt  hij het adequaat formuleren en communiceren van Visie, Doelstellingen, Normen&Waarden:

Wat is een  belangrijke strategische taak voor de succesvolle leider of manager van een team, bedrijf, organisatie of  land ? Dat is te verduidelijken  hoe de gewenste toekomst – de Visie – eruit zal zien, te beschrijven hoe men daar komt – de Doelstellingen en  tenslotte ook de te volgen Normen&Waarden te benadrukken. Als deze drie duidelijk en in harmonie met elkaaar worden geformuleerd kan men veel verwarring en discussie rondom het Wat, Hoe en Waarom van de organisatie voorkomen.

Laten we deze drie aspecten van leidinggeven nu één voor één nader bekijken :

1. Hoe ziet een goede Visie eruit? Deze beschrijft de aspiraties voor de lange termijn en moet zinvol, ambitieus en inspirerend zijn, om medewerkers of burgers te motiveren. Daarom integreert men in de Visie vaak waarden en idealen, die leden van de organisatie aanspreken en energie geven. Een voorbeeld van een bedrijfsvisie is die van de voedingsmiddelen gigant Nestlé, waarvoor ik 23 jaar heb gewerkt:

“Een leidend, concurrerend bedrijf zijn op het gebied van voeding, gezondheid en welzijn dat waarde creëert voor aandeelhouders door een geprefereerd, verantwoordelijk bedrijf, geprefereerde werkgever en geprefereerde leverancier te zijn die geprefereerde producten verkoopt. “

Een voorbeeld van een visie van een stadsbestuur is dat van Kansas, USA: 

„Onze lokale overheid zal landelijk bekend staan om haar transformerende inspanningen, die Kansas City de bij uitstek diverse en duurzame gemeenschap maken  voor mensen om te wonen, werken en spelen als gevolg van haar veiligheid; levendige buurten; zakelijke, educatieve en culturele mogelijkheden; verbondenheid; en vitaliteit. “

In het geval van een visie voor een land wordt het nog complexer omdat een holistische Visie geformuleerd moet worden. Een beperkte Visie met een focus op bijvoorbeeld  economische groei alleen, kan verwaarlozing van andere aspecten, zoals geluk, respect en gelijkheid ten gevolg hebben. Een voorbeeld van een holistische visie voor een land is die van Bhutan. Zij hanteren het concept van Bruto Nationaal Geluk ( Engels: Gross National Happiness GNH). Dit is een visie en eveneens een methode om economische en morele vooruitgang te meten:

“De “vier pijlers” van GNH zijn goed bestuur, duurzame ontwikkeling, behoud en bevordering van cultuur,  en milieubehoud.

Deze pijlers vormen de basis voor het geluk dat zich manifesteert in de negen domeinen van GNH: psychologisch welzijn, levensstandaard, goed bestuur, gezondheid, vitaliteit van de gemeenschap, culturele diversiteit, tijdsbesteding en ecologische veerkracht.”

2.Hoe formuleer je  doelstellingen?

Doelstellingen zijn vaak voor een kortere termijn dan de visie, vaak 1 tot 5 jaar, maar ook langere periodes zijn mogelijk. Sommige organisaties formuleren doelen voor 10 jaar of zelfs 50. Deze kunnen tussentijds bijgesteld worden, maar lange termijn planning stimuleert strategisch denken. 

Als men aan de Visie gerelateerde strategische doelen formuleert, wordt soms het MAGIE concept gebruikt. MAGIE is een acroniem voor doelen die: Meetbaar, Acceptabel, Gecommuniceerd, Inspirerend en Engagerend zijn.

Een ander bekend concept voor het definieren van meer tactische doelstellingen is het SMART concept : SMART staat voor doelen die:

Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn.

MAGIE- en SMART-doelstellingen sturen het gedrag van de medewerkers en van de leider. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt. Ik heb vaak ervaren dat door vage doelen  zo te herformuleren, werknemers beter presteren en de kans groter is dat doelen gerealiseerd worden.  Eveneens belangrijk is om -vooral binnen grotere organisaties- alle sub-doelstellingen van verschillende afdelingen en teams op elkaar af te stemmen, om onnodige interne conflicten en interne concurrentie te vermijden.

3. Waarom zijn Normen&Waarden van cruciaal belang voor succes ?

In toenemende mate formuleren organisaties ook separaat Normen&Waarden, omdat die misschien niet expliciet genoeg zijn verwoord in hun Visie of Doelstellingen. Ook deze geven namelijk richting en zin aan de organisatie en bepalen de cultuur. En een sterke cultuur is de basis voor duurzaam succes. Dit zijn bijvoorbeeld de kernwaarden van  Nestlé: “volledige naleving van de wet, eerlijkheid, rechtvaardig zaken doen, integriteit en respect (voor medewerkers, klanten, milieu etc) “. Door consequent deze normen en waarden te benadrukken en na te leven is Nestlé erin geslaagd om positieve praktijken te cultiveren onder haar duizenden medewerkers in alle uithoeken van de wereld.

In het geval van onze andere twee voorbeelden, de stad Kansas City en het land Bhutan, zijn diverse Normen&Waarden reeds redelijk geintegreerd in hun Visie.

Ter afsluiting: net zo belangrijk als de resulterende Visie, Doelstellingen en Normen&Waarden, is het proces om deze tot stand te brengen.

De  leider of manager dient hier genoeg mensen en groeperingen bij te betrekken, van binnen en liefst ook  buiten de organisatie zodat de uiteindelijke resultaten veel invalshoeken vertegenwoordigen en een breed draagvlak hebben.

Eenmaal geformuleerd, is de regelmatige communicatie van Visie, Doelstellingen en Normen&Waarden een potentiële succesfactor. Het op de  juiste manier (visueel, emotioneel, frequent) communiceren biedt  een fantastische mogelijkheid om werknemers of burgers continue te inspireren, te motiveren en richting te geven. Ook hiervan heb ik inspirerende, visuele voorbeelden ervaren en gebruikt binnen Nestlé. Maar  meer nog dan attractieve brochures of posters, is het goede voorbeeld van de leiders of managers -walk the talk- van enorm belang.

 

Hiermee maken wij een goede verbinding  met het onderwerp van de volgende week:

Deel 2: Communiceren als Leider en Manager.

UNITEDNEWS